Budova Úřadu městské části Praha 6 si označení výjimečná rozhodně zaslouží. Po rekonstrukci je moderním administrativním komplexem pro 350 osob, který nabízí občanům otevřený způsob komunikace. Ať už jde o unikátní elektronickou úřední desku, nebo o řešení vstupní haly.
Výjimečné je i vybavení zasedacích místností a kanceláří vedoucích pracovníků jednotlivých odborů komunikačními technologiemi. »Forma komunikace s občany je důležitou součástí každého úřadu,« říká Vít Eliáš, vedoucí oddělení informatiky Úřadu městské části Praha 6. »Měli jsme jedinečnou příležitost při rekonstrukci budovy umístit do našich prostor moderní komunikační nástroje určené veřejnosti, které usnadní formu předávání informací, ale hlavně zjednoduší pracovní procesy úředníků. Do této kategorie patří nově vybudovaná elektronická úřední deska,« dodává.
ÚŘEDNÍ DESKA OPRAVDU ELEKTRONICKÁ
Pod pojmem elektronická úřední deska si většinou představujeme databázi dokumentů na internetových stránkách úřadu, v níž jsou vystavovány v elektronické podobě stejné dokumenty jako ty vyvěšované na úřední desce před budovou či uvnitř úřadu. V Praze 6 je to jinak.
I zde sice mají před budovou úřední desku v podobě 16 zasklených panelů, ale tu lze bez výhrad označit za elektronickou. Každý z panelů obsahuje čtyři monitory, na nichž lze zobrazit po čtyřech dokumentech. Celkem je možné vystavit najednou až 256 dokumentů. A protože panely obsahují dotykové fólie, občané mohou sami interaktivně listovat v dokumentech, případně si zvětšit jejich velikost, aby pro ně byly lépe čitelné. Ovládání je snadné, intuitivní.
»Důležitým faktorem je napojení úřední desky na Spisovou službu s možností automatického stahování nových dokumentů z databázové složky,« upozorňuje Vít Eliáš. »Dokumenty jsou aktualizovány přímo z kanceláří odpovědných úředníků bez nutnosti zásahu či obsluhy elektronické úřední desky umístěné na veřejně dostupném místě před budovou úřadu. Úředníci pak mají více času věnovat se podstatnějším pracovním úkolům. Každodenní manuální vyvěšování úředních dokumentů je pro nás minulostí.«
Elektronická úřední deska představuje unikátní řešení, na které se jezdí dívat i z jiných úřadů, které by rády modernizovaly svůj způsob komunikace s občany. Na Úřadu městské části Praha 6 mohou najít i další inspiraci, která se týká změny stylu práce úředníků.
TECHNIKA MĚNÍ STYL PRÁCE ÚŘEDNÍKŮ
»Hlavním záměrem rekonstrukce budovy bylo vytvoření moderních prostor pro občany i pro úředníky. Zasedací místnosti a kanceláře vedoucích pracovníků jednotlivých odborů jsou vybaveny interaktivními plazmovými monitory nebo tabulemi SMART Board, které jsou určeny pro porady, jednání nebo školení. Cílem je úředníky posouvat k týmové spolupráci, přímému zapojení při realizaci klíčových úkolů s možností získání zpětné vazby,« vysvětluje Vít Eliáš.
Na interaktivní tabuli lze promítnout všechno, co je na monitoru počítače, ale navíc ještě lze například na promítnutou mapu nebo fotografii ručně přikreslit, jak bude vypadat a kde přesně má být umístěn navrhovaný objekt.
Mají-li třeba zastupitelé rozhodovat o zamýšlených stavebních úpravách, změnách územního plánu, je užitečné, když se jim daná lokalita promítne na tabuli, ať už ve formě videa nebo fotografie, a dokreslí se přímo do promítaného obrazu, co a jak se změní. Získají tak mnohem lepší představu než pouze na základě papírové dokumentace.
Stejnou funkci plní také velké interaktivní plazmové monitory, kterými jsou vybaveny kanceláře vedoucích pracovníků jednotlivých odborů.
»Potřebujeme úředníky motivovat a naučit je používat moderní formy komunikace. Některým pracovníkům se nová koncepce zpočátku moc nezamlouvala,« přiznává Vít Eliáš. »Postupem času se ale obavy z nasazení této techniky začaly měnit, především po absolvování individuálního školení, jak využít interaktivních nástrojů pro prezentace a porady v praxi. Dokonce i starší generace úředníků si našla cestu, jak interaktivní řešení začít efektivně používat.«
VIDEOKONFERENCE JE UŽ SAMOZŘEJMOSTÍ
V posledních letech se stávají již standardními prvky moderní komunikace také videokonference. Nechybí ani v Úřadu městské části Praha 6. Videokonferenci zde používají ve dvou místnostech. První je hlavní zasedací místnost úřadu, druhou je centrální místnost odboru dopravy a životního prostředí, která je osazena zobrazovacími panely, sloužícími pro monitoring kamerového systému městské policie. Dále je určena pro sledování dopravní situace na území Prahy 6 nebo pro komunikaci s firmami zajišťujícími čistotu městského obvodu. Na promítané mapě lze operativně vyhledat např. vozidla technických služeb, protože mají zabudovanou GPS navigaci.
Videokonference také slouží jako propojovací zařízení centrální místnosti s hlavní zasedací místností, ve které může při řešení vážných situací nebo živelních pohrom zasedat krizový štáb, jenž se osvědčil a byl využit například při rozsáhlých povodních v roce 2002.
»Do budoucna chceme využívat videokonferenci i mimo prostory našeho úřadu ve spolupráci s dalšími složkami veřejné správy,« uvádí Vít Eliáš.
Ani se nechce věřit, že budova postavená v roce 1923 sloužila původně jako nízkonákladová ubytovna pro důstojníky, poté provizorně jako soud a od padesátých let jako národní výbor. Po nedávné modernizaci ji lze označit z pohledu občanů i úředníků za moderně vybavený a dostupný úřad odpovídající nárokům 21. století.
(podle čas. Moderní obec, autor: J. Winter, původní článek ZDE)
