Náplň činnosti odboru kanceláře tajemníka

Kancelář tajemníka – 0100

I. H l a v n í   ú k o l y

Organizačně je KT zařazena jako odbor ÚMČ podléhající tajemníkovi ÚMČ.

Analyzuje po procesní stránce vykonávané činnosti úřadu a navrhuje opatření směřující k vyšší efektivitě a kvalitě práce. Provádí analýzy a posuzuje úroveň vnitřní normotvorby, spolupracuje při tvorbě vnitřních norem. Řídí činnost spisové služby v souladu s příslušnými právními předpisy.

Koordinuje agendu ochrany osobních údajů a bezpečnosti v oblasti informačních technologií.

Zabezpečuje úkoly interního auditu stanovené ZoFK a prováděcími předpisy, zejména nezávisle a objektivně přezkoumává a vyhodnocuje operace a vnitřní kontrolní systém ÚMČ. Oddělení interního auditu je při výkonu interního auditu řízeno starostou MČ Praha 6. Organizačně je oddělení zařazeno do KT, která na žádost poskytuje administrativní pomoc. Oddělení interního auditu nemůže být pověřováno úkoly, které jsou v rozporu s nezávislým plněním stanovených úkolů v oblasti interního auditu.

Zabezpečuje výkon odborné, kvalifikované kontrolní a revizní činnosti pro potřeby ZMČ, RMČ a vedení ÚMČ. Zabezpečuje výkon následné veřejnosprávní kontroly podle ZoFK.

Vede centrální evidenci došlých stížností, oznámení a petic občanů, dozírá na úroveň jejich vyřizování, prošetřuje závažné a opakované stížnosti.

Zajišťuje komplexní výkon činnosti v oblasti systemizace, personalistiky, odměňování a přípravy a vzdělávání zaměstnanců.

Plní úkoly v oblasti krizového řízení, bezpečnosti a prevence kriminality a styku s veřejností. Plní úkoly protidrogové prevence a prevence rizikového chování na území MČ Praha 6 mezi všemi zúčastněnými subjekty (řediteli škol, metodiky prevence, školními psychology, zástupci neziskových organizací), poskytuje jim metodickou pomoc a spolupracuje s nimi.

Plní funkci odvětvového odboru vůči organizaci KITT6, příspěvková organizace.

II. O r g a n i z a č n í   č l e n ě n í

v přímém řízení tajemníka:

1. Sekretariát 

2. Personální oddělení

3. Oddělení interního auditu

v řízení vedoucího odboru:

4. Oddělení kontroly

5. Oddělení krizového řízení a bezpečnosti

6. Oddělení spisové služby

III. N á p l ň   č i n n o s t i   o d b o r u

Činnosti v přímém řízení tajemníka:

1.     Sekretariát

1.1. Zajišťuje sekretářské práce pro tajemníka.

1.2. Vede spisovou agendu a provádí administrativní práce pro tajemníka, sleduje termíny pro vyřízení doručených podání.

1.3. Sleduje plán a program zasedání ZMČ a RMČ a plnění úkolů v působnosti tajemníka, ověřuje stanovené náležitosti materiálů předkládaných ZMČ a RMČ.

1.4. Spolupracuje při zajišťování organizační přípravy porady vedoucích odborů, účastní se porad vedoucích odborů a pořizuje z nich zápisy, kontroluje dodržování termínů plnění úkolů stanovených odborům, průběžně sleduje a koordinuje plnění dalších úkolů odborů ÚMČ.

1.5. Zabezpečuje organizačně přijetí návštěv a jejich uskutečnění.

1.6. Zajišťuje příjem, evidenci a vyřizování doručené pošty pro tajemníka.

1.7. Připravuje písemné podklady pro jednání, svolává jednání, pořizuje z jejich průběhu zápisy.

1.8. Provádí běžnou kontrolu plnění úkolů vyplývajících z usnesení ZMČ, RMČ, korespondence a jednání.

1.9. Navrhuje opatření a řeší systémový přístup k personálním procesům a profesnímu rozvoji zaměstnanců.

1.10. Zajišťuje výkon agendy ochrany oznamovatelů protiprávního jednání, při nichž je poškozován veřejný zájem.

1.11. Navrhuje systémová opatření k podpoře kvalitního podnikatelského prostředí v souladu s programovým prohlášením RMČ.

2.     Personální oddělení

2.1. Zpracovává podklady pro stanovení zásadní orientace ÚMČ ve mzdové oblasti v souladu s platnými mzdovými a pracovněprávními předpisy včetně tvorby vnitřních platových předpisů a vyjadřuje se k platové části kolektivního vyjednávání.

2.2. Zajišťuje formy odměňování členů ZMČ na základě usnesení ZMČ a RMČ a připravuje tato usnesení.

2.3. Zajišťuje vyhotovení dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a výplaty jejich odměn.

2.4. Zpracovává statistické výkazy o práci za svěřené odvětví vnitřní správy.

2.5. Poskytuje metodickou pomoc organizacím založeným a zřízeným MČ Praha 6 v personální oblasti.

2.6. Řeší otázky z oblasti pracovněprávních vztahů.

2.7. Zajišťuje aktualizaci systemizace pracovních míst ÚMČ.

2.8. Zajišťuje nároky zaměstnanců vyplývající ze zákoníku práce v personální oblasti,

2.9. Zajišťuje realizaci změn obecně platných předpisů v oblasti mzdy, platu a odměny v podmínkách ÚMČ.

2.10. Vede osobní evidenci zaměstnanců včetně vedení evidence jejich pracovních náplní.

2.11. Zajišťuje inzerci volných pracovních míst na úřední desce prostřednictvím OSL a současně i způsobem umožňujícím dálkový přístup, jedná s občany o možnostech pracovního uplatnění.

2.12. Zajišťuje sjednání pracovního poměru, změn sjednaných podmínek a skončení pracovního poměru zaměstnanců v souladu s platnými pracovněprávními a vnitřními předpisy.

2.13. Posuzuje návrhy vedoucích odborů na platové zařazení zaměstnanců v souladu s platnými předpisy, ověřuje plnění kvalifikačních předpokladů včetně sledování uplynutí výjimečného zařazení zaměstnanců v platové třídě, pro kterou nesplňují potřebný stupeň vzdělání.

2.14. Zajišťuje zvyšování a prohlubování kvalifikace zaměstnanců včetně zajišťování ověřování zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců.

2.15. Zabezpečuje vystavení služebních průkazů.

2.16. Zabezpečuje pracovnělékařské prohlídky v rámci agendy pracovnělékařských služeb.

2.17. Sleduje měsíční čerpání mzdových prostředků (prostředků na platy a ostatní platby za provedenou práci) v jednotlivých odvětvích rozpočtu a uvádí do souladu s platnými regulačními opatřeními, posuzuje návrhy na změny platových zařazení z hlediska možnosti čerpání prostředků na platy.

3.     Oddělení interního auditu

3.1. Přezkoumává dodržování platných právních předpisů, usnesení ZMČ a RMČ, vnitřních norem, přijatých opatření a stanovených postupů v činnosti ÚMČ.

3.2. Posuzuje, zda vnitřní normy svým obsahem a rozsahem odpovídají úkolům ÚMČ a případně navrhuje tajemníkovi ÚMČ oblasti, pro které je účelné vypracovat vnitřní normy.

3.3. Zjišťuje rizika v činnosti ÚMČ a zkoumá, zda jsou tato rizika včas rozpoznávána a řízena tak, aby docházelo k jejich minimalizaci nebo úplnému odstranění a zda jsou k tomu účelu přijímána odpovídající opatření.

3.4. Zjišťuje, zda jsou starosta MČ Praha 6 a tajemník ÚMČ vedoucími zaměstnanci včas, spolehlivě a pravdivě informováni o stavu a vývoji finanční situace MČ Praha 6, plnění rozpočtu, stavu majetku, o změnách ekonomických podmínek vnějšího charakteru atp. a provozních a jiných důležitých skutečností.

3.5. Zjišťuje a posuzuje, zda zavedený vnitřní kontrolní systém zajišťovaný vedoucími zaměstnanci je dostatečně funkční a účinný a poskytuje dostatečné záruky účelného, hospodárného a efektivního hospodaření s finančními prostředky a reaguje včas na změny podmínek v činnosti MČ Praha 6.

3.6. V rámci finančního auditu provádí kontroly a prověřuje průkaznost účetních, finančních a jiných výkazů, evidence majetku, nakládání s pohledávkami, inventurních soupisů, prvotních dokladů, faktur, pokladních dokladů, náležitostí dokladů, dokumentace atp.

3.7. V rámci auditu systémů prověřuje a hodnotí účinnost systémů, které by měly zabránit vzniku neúměrných rizik a systémových nedostatků (např. při zadávání veřejných zakázek, poskytování návratných finančních výpomocí, správnost operací, vymáhání pohledávek atp.).

3.8. V rámci auditu výkonů prověřuje hospodárné, účelné a efektivní vynakládání zdrojů MČ a způsob řízení materiálních, finančních a lidských zdrojů.

3.9. Postupuje ve své činnosti podle ZoFK a vyhlášky č. 64/2002 a dalších souvisejících předpisů.

3.10. Sestavuje návrhy ročního a střednědobého plánu interního auditu, které předkládá ke schválení starostovi MČ Praha 6.

3.11. Informuje o svých zjištěních z provedených auditů bezodkladně starostu MČ Praha 6 a tajemníka a současně jim předkládá návrhy a doporučení k přijetí příslušných opatření.

3.12. Provádí operativní audity mimo schválený plán na základě požadavku starosty MČ Praha 6 a tajemníka ÚMČ, nebo na základě vlastních poznatků.

3.13. Zpracovává a předkládá starostovi k podpisu roční zprávu o výsledcích interního auditu včetně doporučení k přijetí odpovídajících opatření.

3.14. Zpracovává v součinnosti s odbory ÚMČ roční zprávu o výkonu finanční kontroly na MČ Praha 6, včetně číselných výkazů a po podpisu starostou MČ Praha 6 je předává MHMP.

3.15. Spolupracuje se sekcí interního auditu a kontroly MHMP.

3.16. Spolupracuje s externím auditorem.

3.17. Spolupracuje s orgány činnými v trestním řízení a podává jim oznámení v případě podezření ze spáchání trestného činu.

3.18. Audit odborných činností a výkazů může zajišťovat prostřednictvím externích odborníků, znalců atp.

3.19. Vede centrální evidenci doručených stížností a petic podaných fyzickými a právnickými osobami.

3.20. Provádí dozor nad úrovní vyřizování stížností a petic, závažné stížnosti či podání oddělení prošetřuje přímo.

3.21. Poskytuje odborům ÚMČ metodickou pomoc při vyřizování stížností a zajišťování kontrolní činnosti.

3.22. Vede centrální evidenci podání podle InfZ, sleduje lhůty pro jejich vyřízení, vyhodnocuje tuto agendu a zpracovává výroční zprávu.

3.23. Poskytuje metodickou pomoc ostatním odborům ÚMČ při vyřizování podání podle InfZ.

3.24. Realizuje opatření přijatá k aktivnímu zveřejňování informací o činnosti ÚMČ nad rámec zákonných požadavků v souladu s pravidly pro ochranu osobních údajů.

Činnosti v přímém řízení vedoucího odboru:

1. Provádí analýzy a posuzuje úroveň vnitřní normotvorby a materiálů koncepční a koordinační povahy s působností v rámci ÚMČ a podává své náměty do připomínkového řízení.

2. Provádí analýzy kvality řízení v rámci ÚMČ a navrhuje zefektivnění činnosti úřadu, navrhuje a realizuje nástroje kvality řízení.

3. Zajišťuje výkon agendy manažera kvality.

4. Spolupracuje při tvorbě hlavních strategických dokumentů rozvoje MČ Praha 6.

5. Odpovídá za průběžnou aktualizaci organizačního řádu podle nově vydávaných obecně závazných právních předpisů.

6. Spolupracuje při tvorbě vnitřních norem, a provádí věcnou redakci návrhů vnitřních norem zpracovaných odbory ÚMČ.

7. Provádí analýzy transparentnosti výkonů úřadu a dle výsledků zpracovává návrhy na její zvýšení.

8. Navrhuje změny vedoucí ke snižování finančních nároků na chod administrativy.

9. Navrhuje a realizuje benchmarkingové a benchlearningové aktivity pro zkoumání jednotlivých procesů ÚMČ.

10. Odpovídá za metodiku práce se Statutem na ÚMČ, sleduje a ukládá všechny materiály ke Statutu, poskytuje konzultace zaměstnancům MČ Praha 6 pro aplikaci Statutu a spolupracuje s ostatními MČ.

11. Zajišťuje realizaci připomínkového řízení k návrhům vyhlášek a nařízení HMP a sleduje výsledek připomínkového řízení v orgánech HMP.

12. Spolupracuje při hodnocení úrovně výkonu státní správy v přenesené působnosti s MHMP.

13. Koordinuje na pokyn tajemníka řešení složitějších případů týkajících se působnosti více odborů.

14. Zajišťuje spolupráci a potřebnou koordinaci s MHMP a dalšími orgány veřejné správy v oblasti elektronizace výkonu veřejné správy (eGovernmentu).

15. Spolupracuje při stanovování cílů a projektů v oblasti eGovernmentu v prostředí MČ Praha 6.

16. Sestavuje rozpočet za kapitolu 05 – Protidrogová prevence (ORJ 0501), 07 – Bezpečnost (ORJ 0701) a část kapitoly 09 – Vnitřní správa (ORJ 0901 a 0916).

17. Sleduje čerpání finančních prostředků během roku a jeho soulad se schváleným rozpočtem.

18. Zpracovává rozbory hospodaření za svěřený úsek rozpočtu.

19. Připravuje smluvní návrhy, objednávky, sleduje a zodpovídá za ekonomické plnění smluvních závazků v oblasti své působnosti.

20. Potvrzuje věcnou a formální správnost účetních dokladů náležejících do spravovaného odvětví.

21. Zajišťuje úkoly vyplývající z funkce odvětvového odboru vůči organizaci KITT6, příspěvková organizace.

Další činnosti v řízení vedoucího odboru:

4.     Oddělení kontroly

4.1. Kontroluje věcný stav plnění vybraných usnesení a dalších opatření přijatých ZMČ nebo RMČ k rozvoji MČ Praha 6, zabezpečení potřeb obyvatelstva a zlepšení životního prostředí atd.

4.2. Zajišťuje kontrolní akce na ÚMČ a v organizacích zřízených MČ podle plánu kontrolní činnosti a požadavků a potřeb ZMČ, RMČ, starosty a tajemníka.

4.3. Provádí následnou veřejnosprávní kontrolu u všech příjemců veřejné finanční podpory poskytované prostřednictvím rozpočtu MČ Praha 6.

4.4. Provádí za součinnosti odvětvových odborů a EO následnou veřejnosprávní kontrolu u organizací zřízených MČ Praha 6.

4.5. Zpracovává po konzultaci s odvětvovými odbory plán následných veřejnosprávních kontrol u organizací zřízených MČ Praha 6.

4.6. Poskytuje metodickou a konzultační pomoc odborům ÚMČ pro oblast veřejnosprávní kontroly.

4.7. Vede správní řízení o ukládání pokut podle zák. č. 255/2012 Sb., o kontrole, v platném znění (kontrolní řád), kontrolovaným subjektům za porušení povinností při výkonu veřejnosprávní kontroly.

4.8. Vyhotovuje návrh rozhodnutí o uložení odvodu peněžních prostředků do svého rozpočtu (v samostatné působnosti) za porušení rozpočtové kázně u příjemce dotace poskytnuté z rozpočtu MČ Praha 6 (§ 22 zákona č. 250/2000 Sb.).

4.9. Spolupracuje s kontrolními zaměstnanci organizací zřízených MČ Praha 6.

4.10. Vede evidenci vnějších kontrol prováděných na ÚMČ a na žádost vedoucích kontrolovaných odborů jim poskytuje součinnost v průběhu vnější kontroly.

4.11. Spolupracuje s odborem kontrolních činností MHMP na jeho žádost při výkonu kontrolní činnosti.

4.12. Spolupracuje s orgány činnými v trestním řízení a podává jim oznámení v případě podezření ze spáchání trestného činu.

4.13. Kontroly s větší časovou a odbornou náročností může zajišťovat prostřednictvím odborných kontrolních firem.

4.14. U organizací zřízených MČ Praha 6 plní další úkoly podle pokynů tajemníka.

5. Oddělení krizového řízení a bezpečnosti

5.1. Zajišťuje výkon odborného orgánu starosty pro řízení, koordinaci, metodickou a svodnou činnost a ve vymezeném rozsahu výkonným orgánem pro realizaci úkolů HMP v působnosti úřadu na teritoriu obvodu Praha 6.

5.2. Metodicky řídí a usměrňuje z pověření starosty v odborech ÚMČ hospodářsko-mobilizační přípravy, včetně příprav obrany. Koordinuje součinnost odborů při zabezpečování úkolů HMP. Je odborně metodicky řízen MHMP.

5.3. Na úseku utajení plní veškeré úkoly související se zákonem č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění, a aplikuje tento zákon pro potřeby ÚMČ.

5.4. Rozpracovává úkoly krizového plánu HMP v podmínkách Prahy 6.

5.5. Zpracovává a aktualizuje plán havarijní, povodňový, evakuace a plán nouzového přežití obyvatelstva. Zajišťuje prostřednictvím tajemníka povodňové komise potvrzování souladu povodňových plánů vlastníků (uživatelů) pozemků a staveb na území MČ Praha 6 s povodňovým plánem Prahy 6.

5.6. Vede písemnou i grafickou část plánu ukrytí obyvatelstva a výdeje prostředků improvizované ochrany na teritoriu MČ Praha 6.

5.7. V rámci krizového plánu úzce spolupracuje s ostatními subjekty hospodářské mobilizace na území MČ Praha 6.

5.8. Zajišťuje zprošťování mimořádné služby u Krajské vojenské správy Praha.

5.9. V součinnosti s MHMP realizuje úkoly související s integrovaným záchranným systémem (zákon č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému, v platném znění).

5.10. Zajišťuje korespondenci týkající se problematiky krizového řízení, obrany a ochrany obyvatel

5.11. Zajišťuje součinnost a spolupráci s Obvodním ředitelstvím Policií ČR, Obvodním ředitelstvím Městské policie Praha 6 a Krajským vojenským velitelstvím Praha.

5.12. Zajišťuje realizaci úkolů ÚMČ ze zasedání Bezpečnostní rady MČ Praha 6 (krizové řízení a plánování – viz zákon č. 240/2000 Sb., krizový zákon, v platném znění).

5.13. Plní další pokyny a úkoly starosty, tajemníka a vedoucího KT.

5.14. Věcně příslušný referent vykonává v souladu s ustanovením § 71 odst. 1 zákona č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění, funkci bezpečnostního ředitele MČ Praha 6.

5.15. Zajišťuje službu dosažitelnosti pro případ mimořádných a bezpečnostních krizových situací na území MČ Praha 6.

5.16. Spolupracuje s MHMP při řešení problematiky městského kamerového systému.

5.17. Koordinuje plnění úkolů prevence kriminality na území MČ Praha 6, zpracovává a aktualizuje plán prevence kriminality a komplexně zajišťuje agendu prevence kriminality ÚMČ, včetně spolupráce s věcně příslušnými orgány a institucemi státní správy a samosprávy.

5.18. Zpracovává podklady pro dotační řízení v oblasti prevence kriminality.

5.19. Organizačně zajišťuje výkon obecně prospěšných prací dle zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním, v platném znění. Vede a průběžně aktualizuje evidence spojené s agendou zajišťování výkonu trestu obecně prospěšných prací.

5.20. Spolupracuje s věcně příslušnými orgány a institucemi státní správy a samosprávy při plánování, realizaci a vyhodnocování celoměstské a celostátní koncepce protidrogové politiky a další prevence rizikového chování, rozpracovává ji ve spolupráci s HMP do podmínek MČ Praha 6, navrhuje plán preventivních opatření.

5.21. Průběžně mapuje, soustřeďuje a vyhodnocuje informace o vývoji v oblasti zneužívání drog a dalších návykových látek na území MČ Praha 6.

5.22. Koordinuje plnění úkolů protidrogové prevence a dalšího rizikového chování na území MČ mezi všemi zúčastněnými subjekty, spolupracuje se školními metodiky prevence rizikového chování, poskytuje jim metodickou pomoc a spolupracuje s nimi.

5.23. Zpracovává a zabezpečuje programy a projekty zaměřené na prevenci zneužívání drog a dalších návykových látek pro území MČ Praha 6, zejména plnění programu „Zdravá Šestka“ a s ním souvisejících akcí.

5.24. Zabezpečuje realizaci specifické a nespecifické primární protidrogové prevence a dalšího rizikového chování a podílí se na koordinaci sekundární a terciální prevence na území MČ Praha 6.

5.25. Zajišťuje péči a odbornou pomoc v protidrogové problematice a další prevence rizikového chování občanům MČ Praha 6 a podílí se na zabezpečení psychologické pomoci občanům a rodinám v krizových situacích.

6. Oddělení spisové služby

6.1. Poskytuje metodickou pomoc zaměstnancům při výkonu spisové služby.

6.2. Zabezpečuje v souladu s ustanovením § 63 a § 68 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, spisovou službu, včetně ukládání dokumentů ve spisovně podle ustanovení § 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vše v platném znění.

6.3. Zajišťuje provoz centrální spisovny ÚMČ.

6.4. Zprostředkovává nahlížení a zápůjčky uložených spisů.

6.5. Archivu HMP předkládá skartační návrh a vede skartační řízení.

6.6. U schválených dokumentů s uplynulou skartační lhůtou připravuje a zajišťuje skart, archiválie předává fyzicky na Archiv HMP.