Náplň činnosti odboru kanceláře starosty

Kancelář starosty – 0800

I. H l a v n í   ú k o l y

Zajišťuje činnost sekretariátu starosty, sekretariátů místostarostů, členů RMČ a uvolněných členů ZMČ a činnosti související se zahraničními vztahy.

Zajišťuje agendu vyplývající z činnosti RMČ a ZMČ.

Vedoucí odboru plní a zajišťuje plnění úkolů přímo uložených starostou a tajemníkem.

Zajišťuje komunikaci s médii a stará se o pozitivní medializaci MČ, zajišťuje styk s veřejností.

II.  O r g a n i z a č n í   č l e n ě n í

1. Oddělení kanceláře starosty

2. Oddělení městské části

III. N á p l ň   č i n n o s t i   o d b o r u

1.     Oddělení kanceláře starosty

1.1. Zajišťuje administrativní chod kanceláře starosty.

1.2. Vede spisovou službu starosty, včetně návrhů dopisů a odpovědí, sleduje termínové vyřízení došlé korespondence.

1.3. Organizuje a zabezpečuje přijetí návštěv a oficiálních hostů u starosty, podle pokynů zajišťuje přípravu pro tato jednání.

1.4. Organizuje denní program starosty.

1.5. Vede evidenci limitu reprezentačního fondu starosty a jeho čerpání, zajišťuje kontrolu věcné správnosti jeho čerpání.

1.6. Zajišťuje jednání dle pokynů starosty včetně písemných podkladů, pořizování zápisů a následně zajišťuje plnění úkolů vyplývajících z těchto jednání.

1.7. Odborně posuzuje materiály předkládané starostovi a připravuje k nim stanoviska, v této souvislosti spolupracuje s věcně příslušnými odbory.

1.8. Spolupracuje s odbory MHMP, dotčenými ministerstvy a dalšími orgány státní správy.

1.9. Zajišťuje úkoly vyplývající z postavení a funkce starosty.

1.10. Organizačně zabezpečuje přípravu věcných podkladů pro účast a vystoupení starosty a členů RMČ jak v orgánech MČ Praha 6 a MHMP, organizacích a institucích, na veřejnosti a shromáždění občanů tak i v médiích.

1.11. Zajišťuje pozvání významných osobností veřejného a politického života na důležité akce pořádané MČ Praha 6, vystoupení starosty a představitelů MČ Praha 6. Podílí se na aktualizaci databáze institucí a osob pro tyto příležitosti.

1.12. Ve spolupráci s příslušnými odbory a v souladu s pokynem starosty zajišťuje propagační materiály a brožury a příslušnou grafiku.

1.13. Ve spolupráci s odbory prezentuje vybraná témata na veřejnosti.

1.14. Zajišťuje mediální podporu akcím, konaným pod záštitou starosty nebo přímo pořádaných ÚMČ, zajišťuje publicitu představitelů MČ Praha 6, ÚMČ i některých pracovních jednání včetně podkladů pro novináře.

1.15. Zajišťuje přípravu materiálů pro jednání starosty se zástupci médií.

1.16. Dle pokynů starosty provádí analýzy úkolů pro rozhodování starosty.

1.17. Zajišťuje propagační předměty pro potřeby MČ Praha 6 a jejich představitelů a vede o nich příslušnou evidenci.

1.18. Podílí se na informování veřejnosti prostřednictvím webových stránek a sociálních sítí MČ Praha 6, hromadných sdělovacích prostředků a periodik vydávaných na území MČ Praha 6.

1.19. Poskytuje informace o činnosti představitelů MČ a ÚMČ médiím, odpovídá na dotazy novinářů, vydává tiskové zprávy z RMČ a ZMČ.

1.20. Organizuje tiskové besedy k aktuálním otázkám.

1.21. Monitoruje zprávy tisku a vysílání vybraných televizních a rozhlasových pořadů ve vztahu k MČ Praha 6, eventuálně k HMP a jejich orgánům.

1.22. Zajišťuje vydávání časopisu „Šestka“.

1.23. Připravuje podklady pro natáčení audio/video reportáží z akcí pořádaných MČ Praha 6.

1.24. Průběžně vytváří a rozšiřuje kontakty s pracovníky jednotlivých redakcí hromadných sdělovacích prostředků.

1.25. Zabezpečuje kontakt MČ Praha 6, zejména starosty, místostarostů a ÚMČ s veřejností.

1.26. V souladu se zákonem č. 132/2006, o kronikách obcí, v platném znění, odpovídá za vedení kroniky MČ Praha 6.

1.27. Shromažďuje listinné dokumenty, historické publikace, fotografie, mapy, audio a videozáznamy a svědectví pamětníků týkající se území MČ Praha 6, jejích významných a čestných občanů a důležitých a slavnostních událostí.

1.28. Pomocí počítačových programů zpracovává obrazové a textové návrhy dle výtvarných podkladů. Provádí grafické úpravy a finalizuje návrhy do konečné podoby v rámci předtiskové přípravy. Spolupracuje při výrobě propagačních materiálů a předmětů.

1.29. Spolupracuje při správě sociálních sítí (Facebook, Twitter, Instagram, aj.) a webu MČ Praha 6.

1.30. Zajišťuje „desktop publishing“ práce v rámci MČ Praha 6.

1.31. Spolupracuje s fotografem MČ Praha 6. Záběry a fotografie využívá pro medializaci MČ Praha 6, web a sociální sítě, obrazovky v budově ÚMČ, tiskové zprávy.

1.32. Zajišťuje protokolární činnost.

1.33. Spolupracuje na přípravě navázání mezinárodní spolupráce v oblastech samosprávy.

1.34. Zajišťuje po organizačně-technické stránce úkony spojené s realizací zahraničních vztahů včetně vztahů k EU.

1.35. Zajišťuje přijetí, doprovod a ubytování zahraničních návštěv.

1.36. Zajišťuje veškeré úkony spojené se zahraniční cestou starosty, členů ZMČ a zaměstnanců ÚMČ.

1.37. Spolupracuje s velvyslanectvími v ČR, velvyslanectvími ČR v zahraničí, Ministerstvem zahraničních věcí ČR a dalšími institucemi, obstarává oboustranně podkladové a informační materiály, zpracovává podklady pro hodnocení zahraničních vztahů s městy těchto států.

1.38. Zajišťuje pro vzájemné akty, smlouvy a jiné dokumenty oficiálního styku překlady v běžně používaných jazycích.

1.39. Zajišťuje přímé a písemné kontakty starosty a členů RMČ se zahraničními partnery.

1.40. Vyhodnocuje souhrnné materiály z oblasti zahraniční spolupráce a upravuje je pro potřeby starosty, RMČ, ZMČ, komisí a výborů.

1.41. Odpovídá za evidování, zpracování a distribuci informací ze zahraničních styků.

1.42. Koordinuje a zajišťuje vztahy k mezinárodním organizacím.

1.43. Organizuje přijetí delegací z ČR, zajišťuje přípravu pro tato jednání.

1.44. Koordinuje a realizuje projekty v oblasti Smart City.

1.45. Spolupracuje při tvorbě, vývoji a správě aplikací MČ Praha 6.

2.     Oddělení městské části

2.1. Vyhledává, prověřuje a systematizuje projekty vhodné pro participaci.

2.2. Zajišťuje agendu komunikace se spolky a občanskými iniciativami.

2.3. Zajišťuje a organizačně zabezpečuje setkávání členů RMČ s občany MČ Praha 6.

2.4. Koordinuje činnost v oblasti participativního rozpočtu.

2.5. Koordinuje přípravu a projednávání participovaných projektů s příslušnými odbory.

2.6. Spolupracuje na tvorbě strategického plánu MČ Praha 6.

2.7. Spolupracuje s příslušnými odbory na zpracování koncepcí v oblastech jejich působnosti.

2.8. Spolupracuje na přípravě materiálů do RMČ a ZMČ spadající svým obsahem do oblasti participace.

2.9. Zajišťuje sekretářské práce pro místostarosty, radní a další uvolněné členy ZMČ.

2.10. Odborně posuzuje materiály předkládané příslušným místostarostům a radním a připravuje k nim stanoviska, v této souvislosti spolupracuje s věcně příslušnými odbory.

2.11. Provádí administrativní práce a vede spisovou agendu pro příslušné místostarosty, radní a další uvolněné členy ZMČ, sleduje termínové vyřízení došlých dopisů.

2.12. Eviduje usnesení RMČ a ZMČ v oblasti činnosti místostarostů, radních a dalších uvolněných členů ZMČ, sleduje, popř. zabezpečuje jejich realizaci.

2.13. Vede evidenci o úkolech a jejich plnění, týkající se příslušného místostarosty, radního či uvolněného člena ZMČ.

2.14. Organizuje a zabezpečuje přijetí návštěv u místostarostů, radních a dalších uvolněných členů ZMČ.

2.15. Vede evidenci limitu reprezentačního fondu a jeho čerpání v souladu s pokyny místostarostů, radních a dalších uvolněných členů ZMČ, provádí kontrolu věcné správnosti jeho čerpání.

2.16. Zajišťuje organizaci, přípravu materiálů a zápisy z jednání spadajících do kompetence místostarostů, radních a uvolněných členů ZMČ.

2.17. Sestavuje programy jednání RMČ a ZMČ, politického grémia a mimořádných zasedání těchto orgánů MČ Praha 6.

2.18. Zajišťuje a připravuje podkladové materiály pro jednání RMČ a zasedání ZMČ, včetně jejich předávání členům ZMČ a dalším subjektům.

2.19. Organizačně zajišťuje přípravu a průběh zasedání RMČ, ZMČ a pracovních porad těchto orgánů.

2.20. Zpracovává usnesení a zápisy z jednání RMČ a ZMČ, po podpisu zajišťuje jejich předání v předepsaných termínech osobám uvedeným v jednacím řádu RMČ a ZMČ a zveřejňování na webových stránkách MČ Praha 6.

2.21. Připravuje pololetní zprávy o činnosti RMČ pro zasedání ZMČ.

2.22. Zajišťuje digitalizaci písemných materiálů projednávaných v RMČ a ZMČ, originálů přijatých usnesení RMČ a ZMČ a zápisů a umožňuje nahlížení do těchto dokumentů. Archivuje záznamy z jednání a provádí aktualizaci elektronického zpracování evidence usnesení.

2.23. Zajišťuje vyřízení připomínek, dotazů, interpelací a iniciativních návrhů vznesených na zasedání ZMČ, předává je prostřednictvím příslušných odborů úřadu k přípravě odpovědí starosty, místostarostů, radních nebo tajemníka. Vede jejich evidenci a sleduje termíny vyřízení. Písemnou informaci o vyřízení interpelací předává předsedům politických klubů, interpelace včetně odpovědí následně zveřejňuje v databázi Lotus Notes a na webových stránkách MČ Praha 6.

2.24. Vede evidenci písemných podání, připomínek a podnětů občanů adresovaných RMČ a ZMČ, předává je k vyřízení příslušným odborům úřadu, zajišťuje předložení návrhů odpovědí či řešení členům RMČ (příp. ZMČ) na jednání a sleduje termíny vyřízení a následné zveřejnění v Lotus Notes.

2.25. Vede evidenci složení výborů ZMČ, komisí RMČ a termínů jejich zasedání, včetně zápisů z jejich jednání a zajišťuje zveřejnění na webových stránkách MČ Praha 6.

2.26. Obsluhuje interní databázi sloužící k rezervaci zasedacích místností pro zasedání výborů, komisí, pracovních skupin apod.

2.27. Ve spolupráci s Obvodním soudem pro Prahu 6 organizačně zajišťuje volbu přísedících Obvodního soudu pro Prahu 6 a vede jejich evidenci.

2.28. Při vyhlášení voleb podle zákonů o volbách a dále ve věcech referenda místního, resp. jiného stanoveného zákonem spolupracuje s OSA a řídí se pokyny tajemníka.

2.29. Zajišťuje další práce podle pokynů starosty, místostarostů, radních, dalších uvolněných členů ZMČ a tajemníka a vedoucího KS, které jsou spojené s činností RMČ či ZMČ.

2.30. Zabezpečuje předání podkladových materiálů pro jednání RMČ a ZMČ a dalších souvisejících jednání členům těchto orgánů MČ Praha 6.

2.31. Vede evidenci úkolů vyplývajících z usnesení, rozhodnutí a zápisů z RMČ a ZMČ a provádí kontrolu jejich plnění.

2.32. Spolupracuje s kanceláří RHMP a ZHMP zajišťuje dle potřeby evidenci a distribuci jejich usnesení.

2.33. Zajišťuje odměňování a poskytování náhrad členů ZMČ a odborníkům.